چگونگی محیط کار، توانایی‌های درونی انسان نقش اساسی دارد. این درست که سازمان‌ها و مؤسسات اداری برای بهره‌وری نیازمند فراهم کردن شرایط مناسب کاری هستند، اما بهره‌وری صحیح، مستلزم به وجود آمدن محیطی مناسب و ابزار کار مناسب است.
بنابراین عوامل اثرگذار در طراحی مناسب فضاهای اداری با سلامت جسم و روح و رضایت کارمندان در ارتباط است. از سویی دیگر، نوع سازمان و گستره‌ی فعالیت آن، در طراحی مناسب فضاهای اداری و فضاهای مورد استفاده، تأثیر دارد. همچنین در طراحی فضاهای اداری باید همواره به مسائل روان‌شناختی توجه داشت. فضاهای اداری نیاز به محیطی سالم دارد که باید منجر به پیشرفت کار گردد، وگرنه مشکلاتی از جمله عدم رضایت شغلی، فرسودگی شغلی و بهره‌وری پایین در پی خواهد داشت.
یکی از عمده‌ترین مشکلات در طراحی مراکز اداری، پیشرفت تکنولوژی‌های مدام و گسترده‌ای است که نیاز به فضاهای جدید، تقسیم‌بندی فضاهای کاری و درک انواع نیاز در فضاهای اداری را به‌وجود آورده است.
بنابراین، امروزه، چیدمان فضاهای اداری، به‌صورت انعطاف‌پذیر، اتاق‌های ملاقات، اتاق‌های استراحت، و سایر موارد موردنیاز طراحی می‌گردند. آرایش فضای ادارات اغلب بر اساس موقعیت انجام می‌شود که خود به‌واسطه‌ی استاندارد مبلمان، وسایل و تجهیزات، همچنین نقشه‌کشی آن‌ها لحاظ و نتیجه شده است
به طور کلی فضاهای اصلی یک مجموعه بزرگ اداری در ۴ گروه اصلی به شرح زیر طبقه‌بندی می‌گردند:
۱. گروه فضاهای اداری: فضاهایی که مستقیماً کار در آن‌ها انجام می‌شود مثل سالن کار گروهی، اتاق‌های بایگانی، اتاق‌های جلسات روزانه، ماشین‌نویسی، اتاق خدمات فنی و…
۲. گروه فضاهای وابسته اداری: فضاهایی که مستقیماً کار در آن‌ها انجام نمی‌شود ولی به جریان کار کمک می‌کنند مانند سالن‌های اجتماعات، کتابخانه، بایگانی کل، اتاق کنترل و…
۳. گروه فضاهای رفاهی: فضاهایی که برای تأمین آسایش کارکنان اداری پیش‌بینی شده‌اند مانند غذاخوری، اتاق سکوت، سرویس بهداشتی و…
۴. گروه فضاهای پشتیبانی فنی: فضاهایی که به کار ساختمان سرویس می‌دهند مانند انبارها، موتورخانه‌ها، محل دفع زباله، اتاق نظافت و…
در رنگ‌ها و بافت‌های مناسب برای فضاهای اداری که معمولاً گرم نیستند، رنگ‌های گرم نسبی نظیر کرم شکلاتی، قهوه‌ای، زرد و بژ به دلیل خاصیت انرژی‌بخشی و استواری در فضاهای اداری توصیه می‌شود.
همچنین رنگ سبز، نخودی و خاکستری نیز برای فضاهای اداری به صورت ترکیب با رنگ‌های دیگر استفاده می‌شود.
نورپردازی طبیعی و مصنوعی، مکان، رنگ‌های فضا، سادگی و تناسب اجزا در سطوح فضا و وجود تنوع در طراحی میز و صندلی‌ها و تجهیزات اداری فضای پویایی برای کارکنان می‌سازد.
حس همدلی در مجاورت به صورت گروهی یکی از اهداف مشخص فضا می‌باشد
